前回「予約システムの３つのパターン」について解説しました。
今回はそのシステムに追加するオプションについて解説します。

事前決済

ドタキャンを避けるために予約と同時に事前決済をつけることがあります。
持ち帰りの弁当を作ったけど、お客さまが取りに来ない。電話も繋がらない。
そうなると泣き寝入りになってしまいます。

デンタルクリニックのように診療が終わらないと金額が確定しない場合は適していません。

ホテルのように宿泊料だけ先に頂いて、ホテル内でご利用いただいたサービスはチェックアウトの際に追加でいただくというパターンもあります。

通知とリマインダー

予約と同時に受け付けメールを送信するのは当然ですが、予約の前日などにリマインダーとして「予約いただいた日時は明日になりました」といった内容のメールを送信する場合があります。
「前日までのキャンセルはキャンセル料無料」といった場合には更に効果的といえます。

連続予約機能

たとえば、毎週水曜日に18時〜19時までセミナーをするので会議室をまとめて予約したい。
そのような場合に一枠ずつ予約するのではなく、まとめて予約するシステムです。
グーグルカレンダーの「月1回の予定」「週1回の予定」といった登録ができる機能に似ています。

キャンセル予約

飛行機の満席のように、キャンセルが出たらという条件付きの予約機能です。
キャンセル待ちをキャンセルするためにマイページを作る場合や、受け付けメールに「キャンセル待ちをキャンセルする場合はこちらをクリックしてください」という場合があります。

キャンセル待ちの人数を表示させることでより親切なキャンセル予約となります。

QRコード発行

来場予約やリアルセミナーの予約の場合、予約と同時にQRコードを発行して、受付時にQRコードリーダーで読み込むことでお客さまを待たせることなく、案内することができます。
また、当日来場した人、しなかった人をデータベースから抽出し、それぞれ内容の異なるフォローメールを送ることができます。

代行予約

ヘアサロンなどでは会計後、「次回はいつにしますか？」とセールスすることがあります。
その場合、お客さまに予約をさせるのではなく、スタッフが代わりにそのお客さまの予約を登録することができます。

またネットに不慣れな方や目の見えない方のために電話予約をシステムに代行して登録します。
そうすることでダブルブッキングを防げます。

クーポン機能

ホットペッパーなどではクーポンを発行することで次の予約へ誘導することがあります。
同じように予約システムにクーポンコードを入れてもらうことでお客さまの属性などフラグを立てることができ、次の予約へ誘導します。

認証機能

メール認証やSMS認証など、予約がいたずらでないことを確認するためにメールまたは電話番号に認証コードを送ったり、認証URLを送ることができます。
ドタキャンを防止する効果があります。

ミーティングURLの自動発行

WEBミーティング予約の場合、自動でミーティングURLを発行することで手間を省くことができます。

まとめ

これらは一般的な予約のオプション機能であり、特定のシステムや業界によってさらに異なる機能が必要になる場合があります。
予約システムの設計では、これらの要件を適切に考慮して、ユーザーや事業者に便利で効果的な予約体験を提供することが重要です。